La communication est un élément clé de toute bonne relation freelance-entreprise. Ainsi, le client ne peut pas se permettre de laisser le freelance dans la nature, sans informations, ni au contraire le saturer de réunions, l’empêchant ainsi d’être productif. Il faut donc trouver le juste milieu. Le dernier guide de Malt « Les entreprises viennent de Mars, les freelances de Vénus » fait le point sur ce sujet et donne quelques conseils. Il été réalisé grâce à une enquête menée en juin 2021 auprès de 124 freelances. Pour le télécharger, rendez-vous ici.
Cadrer la mission avec un brief
À la base de toute bonne collaboration freelance-entreprise se trouvent un excellent brief et une mission bien cadrée. En effet, avant de se lancer, l’entreprise doit prendre le temps de réfléchir concrètement à ses besoins et au choix de travailler avec un indépendant. C’est grâce à cette réflexion qu’elle pourra fixer un cadre clair à la mission, et rédiger un brief complet, qui lui permettra de trouver le freelance adéquat.
Le brief, ou cahier des charges, sert à la fois à attirer les meilleurs freelances et à débuter une collaboration dans les meilleures conditions. Il scelle en effet la vision commune des deux parties sur le projet, évitant alors les risques d’incompréhension. Mais si le brief semble en théorie « simple », la construction de ce dernier est en pratique souvent sous-estimée. Il doit notamment :
- Introduire la mission et l’entreprise
- Détailler le projet
- Préciser le déroulé de la mission et les attendus.
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Fluidifier la communication grâce à un référent
Que ce soit pour les accompagner dans la réalisation de leur mission (accès aux outils, besoin d’informations) ou contribuer à leur intégration sociale au sein de l’entreprise, les freelances doivent pouvoir s’appuyer sur un référent. Avoir un interlocuteur clairement identifié au sein de l’entreprise, capable d’accorder quelques minutes par jour ou un temps dédié par semaine au freelance, lui permettra d’exécuter sa mission dans les meilleures conditions.
La fluidité doit être au cœur de la relation freelance-entreprise. Le freelance doit savoir à qui s’adresser et par quel moyen. Pour conserver un échange fluide, mieux vaut éviter de s’éparpiller dans de trop nombreux moyens de communication et se concentrer sur une ou deux plateformes et outils collaboratifs. La réactivité des interlocuteurs est essentielle : le référent doit être le plus disponible possible.
Organiser des points d’étapes réguliers
La mise en place de points réguliers concernant l’avancée du projet est également cruciale. Le format hebdomadaire semble être le plus adapté, mais cela doit se définir au cas par cas et en considération du freelance. Il faut aussi mettre en place un espace commun (par exemple un Drive ou un serveur) où l’entreprise peut suivre l’évolution du projet et garder un œil sur la feuille de route.
Les retours sur le projet doivent être préparés afin d’être les plus efficaces possibles, permettant au freelance de garder sa productivité (il faut garder à l’esprit qu’un freelance travaille souvent sur plusieurs projets en même temps). Ils doivent être concrets et actionnables : décrire le problème, ce que cela engendre et quelles pourraient être les solutions. Ces « feedbacks » doivent donc être les plus proactifs possibles.
N’oublions pas que confiance et bienveillance sont mères de sûreté en termes de communication : l’entreprise doit écouter le freelance et avoir confiance en lui. Elle doit être la plus honnête possible quant aux délais de paiement et autres processus (CGV, date de livraison…). C’est également à l’entreprise de surveiller le respect du brief et du scope de travail, définis au début du projet. Et bien‑sûr, il ne faut surtout pas hésiter à mettre de la bonne humeur dans les échanges, et dire lorsqu’on est satisfait du travail réalisé !